For å sørge for at driften går effektivt også gjennom sommermånedene, er det viktig å planlegge ferieavviklingen tidlig.
Kursleverandøren Infotjenester har oppsummert 10 hovedpunkter en arbeidsgiver må kjenne til når ferien skal planlegges:
1. Arbeidsgiver bestemmer når ferien skal avvikles
Ferieloven er tydelig på at det er arbeidsgiver som har siste ordet i fastsettingen av tidspunktet for ferie. Det betyr at arbeidsgiver kan pålegge ansatte å ta ut ferie på et bestemt tidspunkt, selv om de ikke har søkt om det. Unntaket er den ekstra uken til seniorene, se punkt 2.
2. Seniorene bestemmer over ekstraferien
Arbeidstakere har fra det året de fyller 60 år rett til en uke ekstra ferie. I motsetning til den ferien som alle arbeidstakere har, er det den ansatte selv som bestemmer tiden for denne ekstra ferieuken. Det kan imidlertid inngås avtale om at ekstraferien ikke skal tas ut på bestemte tider av året, for eksempel i bedriftens høysesong.
3. Ferieplanen må drøftes med arbeidstakerne
Arbeidsgiver skal drøfte tidspunktet for ferien med den enkelte arbeidstaker eller med tillitsvalgte. Det vanligste er at arbeidstakerne blir bedt om å gi sine ferieønsker innen en viss frist. Selv om arbeidsgiver er pålagt å drøfte tidspunktet for avvikling av ferie, innebærer det ikke at arbeidsgiveren må ta hensyn til ønsker som kommer frem.
4. Ferien skal varsles i god tid
Ferieloven slår fast at arbeidstaker kan kreve å få underretning om feriefastsettingen tidligst mulig og senest to måneder før ferien tar til, så fremt ikke særlige grunner er til hinder for dette. Det betyr at i tilfeller der driftsmessige forhold gjør det nødvendig å fravike fristen på to måneder, så er det mulig.
5. Tre uker i hovedferieperioden
Ferieloven slår fast at arbeidstaker kan kreve å få ta ut 3 uker ferie i hovedferieperioden fra 1. juni til 30. september. Når i denne perioden ferien skal avvikles, det bestemmer arbeidsgiver. Dette gjelder imidlertid ikke for personer som blir ansatt i virksomheten etter 15. august det aktuelle ferieåret.
6. Gradert sykmeldte har ferie som vanlig
Arbeidsgiver kan pålegge arbeidstakere med gradert sykmelding å avvikle ferie på vanlig måte. Det betyr at arbeidstakerne blir behandlet som om de var friske etter ferieloven. Den ansatte kan ikke bare ta feriedager på de dagene de skulle vært på jobb.
7. Nyansatte kan ikke kreve dobbelt ferie
Nyansatte må selv dokumentere at de ikke har brukt opp ferien hos tidligere arbeidsgiver, for å kunne kreve ferie i sin nye jobb. Arbeidstakere som begynner i jobben senest 30. september har rett på full ferie, mens arbeidstakere som begynner i jobben 1. oktober eller senere bare har krav på én ukes ferie pluss eventuelt avtalefestet ferie.
8. Kan ikke pålegges ferie uten penger
Arbeidstakere som ikke har tjent opp feriepenger nok til å dekke lønnsbortfallet i ferien, kan ikke pålegges å ta mer ferie enn feriepengene dekker. Det innebærer at arbeidstakere som ikke har tjent opp feriepenger i det hele tatt, kan motsette seg å ta ut ferie. Her skal feriepenger fra både nåværende og tidligere arbeidsgiver medregnes.
9. Arbeidsgiveren kan ikke kjøpe ut ferien
Arbeidsgiver har ikke anledning til å stryke den lovfestede ferien, og betale ut lønn for feriedagene. I 2014 ble også muligheten til å betale ut ferie som ikke var avviklet på grunn av sykdom eller foreldrepermisjon fjernet. Den tariffestede ferien kan betales ut, med mindre annet følger av tariffavtale ol.
10. Kan overføre to uker
Arbeidsgiver og arbeidstaker kan skriftlig inngå avtale om overføring av inntil to uker av den lovfestede ferien til neste år. I tillegg kan eventuelle avtalefestede feriedager overføres til neste ferieår, dersom dette ikke er begrenset gjennom avtaler. For arbeidstakere med 5 uker ferie og 5-dagersuke, betyr det at man kan avtale å overføre inntil 14 feriedager til neste år.
